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4 consejos para mejorar la comunicación y productividad de tu equipo

Por: Seth Elliott Swipe

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En un momento en que más personas trabajan desde casa, pero las entregas y plazos comerciales siguen siendo los mismos, se buscan formas tangibles de hacer que el trabajo remoto funcione tan bien como los métodos habituales.

Aquí hay cuatro pasos específicos para combatir los problemas de comunicación o productividad que pueden ocurrir entre los equipos que no están acostumbrados a laborar de forma remota.


 1  Integra tus herramientas de comunicación y gestión

Las integraciones permiten que los equipos distribuidos, remotos primero y familiarizados con este esquema se conecten regularmente y con poco o ningún esfuerzo. Las plataformas SaaS (software as a service) basadas en comunicaciones ahora se han transformado en oficinas virtuales, donde los empleados, especialmente aquellos que trabajan en diferentes zonas horarias, pueden hablar unos con otros y en grupos.

En particular, Microsoft Teams y Slack se han convertido en algunos de los espacios más importantes para las actividades diarias y la formación de equipos.

Si tu gente ya se está actualizando mutuamente sobre el progreso de sus tareas en estos canales, entonces, ¿por qué no aprovechar las integraciones con el software de administración para ahorrarles el trabajo de actualizar hojas de cálculo innecesarias?


 2  Haz que el progreso sea visible y simple de entender

La combinación del procesos de establecimiento de objetivos con los medios para ver sin esfuerzo y al instante cómo te estás desempeñando realmente es un motivador invaluable para los empleados. Los impulsa a obtener una visión más profunda de la salud general de la empresa al tiempo que encuentran áreas de mejora personal y oportunidades de avance o especialización.

Para asegurarte de que tus empleados progresen hacia sus objetivos y los de la empresa mientras trabajan de forma remota, necesitan saber cómo priorizar su tiempo, delegar, realizar un seguimiento del progreso de la tarea y cumplir con los plazos.

Cada compañero de equipo debe ser consciente no solo de sus responsabilidades, sino también de sus compañeros, por lo que las organizaciones deben tratar de ser lo más transparentes posible en todos los niveles. Especialmente el C-suite o nivel ejecutivo.


 3  Utiliza los datos para resaltar la productividad y las fallas de comunicación

En una organización ideal, los datos hacen posible que todos puedan seguir el impacto de su trabajo en el negocio en general. Por supuesto, también ayuda a las personas a establecer y administrar objetivos y a mantenerse alineados con el buen desempeño.

La mayoría de las comunicaciones unificadas y el software de gestión organizacional ahora muestran los datos en un formato de panel de control para que las personas puedan sacar conclusiones cómodamente y hacer rápidamente recomendaciones basadas en datos.

La recopilación de datos adecuada, y ponerla de una manera fácil de entender cómo está, ayuda a los empleados en todos los niveles. Pero podría decirse que su mayor valor es que permite a los ejecutivos y gerentes ver qué problemas han ocurrido (y dónde) e identificar problemas de rendimiento o irregularidades.

 4  Conéctate al nivel más humano posible

Un elemento que a menudo se pasa por alto es lo difícil que puede ser mantener la coherencia en un entorno remoto o distribuido. Incluso analizar el significado de frases, signos de puntuación o emoticones puede ser abrumador para algunos empleados.


 

 

Los lugares de trabajo en persona tienen la ventaja del contexto, pero en entornos virtuales y escritos, los empleados pueden tomar 20 minutos para determinar si un punto en lugar de un signo de exclamación indica enojo o frustración. Para las organizaciones globales, las diferencias de idioma solo se suman al desafío. No es una exageración decir que el trabajo remoto a menudo trae su propio conjunto de frustraciones intensas.

Los gerentes pueden y deben usar herramientas y tecnología para garantizar que se realice el trabajo diario y que se cumplan los objetivos finales, pero no olvides que, como gerente, tu objetivo a más largo plazo es hacer exactamente eso: administrar.

Ten en cuenta la imagen más amplia de garantizar que tus empleados estén comprometidos, felices y productivos.

A menudo, una llamada o un pequeño recordatorio (un obsequio electrónico, una tarjeta enviada por correo o incluso un enlace a un libro que disfrutarían) puede ser de gran ayuda para recordarles que hay un propósito mayor en el trabajo que están haciendo, que no están siendo olvidados y que su trabajo no pasa desapercibido.


El cambio nunca es fácil, especialmente cuando es repentino y se implementa en medio de circunstancias estresantes e incertidumbre. Al cambiar parte de su fuerza laboral a entornos nuevos y distribuidos, es natural esperar un período de ajuste. Sin embargo, si te comprometes a implementar los cambios anteriores en tu estilo de gestión, puedes hacer maravillas para facilitar las transiciones en tu empresa.

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